Die Technische Dokumentation bei G&S

Die G&S IT Group entwickelt Software für Satelliten- und Businessmanagement. Hier gibt es einen Einblick in die Arbeit des Teams der Technischen Dokumentation bei der G&S IT Group:

Hallo, ich bin Alina und ich leite das Team der Technischen Dokumentation bei der G&S IT Group. Seit September 2020 bin ich hier bei G&S für die Benutzerdokumentation unserer Softwareprodukte verantwortlich.

Meine Ausbildung für den Job als Technical Writer bestand aus einem grundständigen Studium der Sprach- und Übersetzungswissenschaft sowie einem konsekutiven Master in Technischer Redaktion. Ein Studium in diesem Bereich beinhaltet meistens zu gleichen Anteilen Fachkommunikation, Technisches Schreiben, Übersetzen und Informationsstrukturierung. Je nach gewähltem Schwerpunkt kommen technische Grundlagen, wie in meinem Fall Produktions- und Informationstechnik sowie Automatisierungstechnik, hinzu.

Generell ist es möglich, als Quereinsteiger in den Beruf Fuß zu fassen, entweder aus der Sprach- und Kommunikationswissenschaft oder aus den Bereichen Informatik oder Ingenieurswissenschaften. Für alle Quereinsteiger besteht die Möglichkeit, ein Studium der Technischen Redaktion nachzuholen oder sich über eine Weiterbildung, wie zum Beispiel von der tekom Gesellschaft für technische Kommunikation und Weiteren angeboten, als Technischer Redakteur/Technical Writer zertifizieren zu lassen. Die Einsatzbereiche sind dann vielfältig und typischerweise in den Bereichen Maschinenbau, Medizintechnik oder Softwareentwicklung angesetzt. Von verschiedenen Dienstleistungsunternehmen über Industrieunternehmen hin zu Beraterfirmen ist alles dabei.

Wichtige Voraussetzungen für den Job sind auf jeden Fall der Spaß am Schreiben und ein grundsätzliches Interesse für den jeweiligen Bereich, in unserem Fall die Softwareentwicklung. Zusätzlich ist es notwendig, sich in die Hintergründe einzuarbeiten, sodass Zusammenhänge möglichst verständlich beschrieben werden können. Dabei ist es wichtig, sich in die Rolle der Lesenden hineinzuversetzen.

Als Technical Writer zu arbeiten, erfordert außerdem ein hohes Maß an Selbstorganisation und Eigeninitiative, da es stets gilt, den Überblick über parallel laufende Projekte zu behalten und dabei ein gutes Prioritätenmanagement an den Tag zu legen. Für den Job sollte eine gute Kommunikationskompetenz vorhanden sein, da ein ständiger Austausch mit Informationslieferanten, Kunden sowie sämtlichen Stakeholdern für interne und externe Dokumentation besteht.

Ich mag es, in so viele verschiedene Bereiche Einblicke zu erhalten, die neuen Features direkt testen zu können, mit den Entwicklern sowohl als auch Kunden zu sprechen – generell gefällt es mir sehr, dass der Job so kommunikativ ist und bereichsübergreifende Zusammenarbeit im Unternehmen ermöglicht. Gleichzeitig geht es immer wieder darum, zu überlegen, wie Anleitungen besonders verständlich werden können. Dafür muss ich versuchen, den Blickwinkel des Users einzunehmen und die Bedürfnisse der Zielgruppe zu erkennen und zudem sprachliche und strukturelle Feinheiten ausarbeiten.

Die Technische Dokumentation in einem Softwareunternehmen

An einem typischen Arbeitstag bearbeite ich Dokumente entlang des Informationslebenszyklus, dazu gehören insbesondere das Erstellen der Dokumente, mehrere Review-Prozesse, das Einpflegen von Aktualisierungen – aber auch das Testen von neuen Software-Features gehört dazu. Um immer über den aktuellen Stand der Softwareentwicklung informiert zu bleiben, bin ich im regelmäßigen Austausch mit unseren Softwareentwicklern und nehme an den entsprechenden Scrum-Meetings teil. Neben der schriftlichen Dokumentation erstellen wir auch Trainingsvideos zu unserer Software G&S SatConnect®, diese müssen sorgfältig vorbereitet und dann aufgenommen und bearbeitet werden.
Die regelmäßige Abstimmung mit dem Team ist bei diesen Aufgabenbereichen super wichtig, damit alle auf dem neuestem Stand sind. Daneben gehört auch die Abstimmung mit Kunden bzgl. der Dokumentation ebenfalls zu den Aufgaben. Essenziell ist außerdem auch das stetige Evaluieren und Weiterentwickeln von Prozessen und Abläufen innerhalb unserer Technischen Dokumentation, damit wir möglichst effektiv arbeiten können.

Zu Beginn des Arbeitstages verschaffe ich mir erst mal einen Überblick darüber, welche Features neu entwickelt oder upgedatet wurden. Somit weiß ich dann, was für die Dokumentation relevant sein wird. Zudem höre ich mir unter anderem Meetings zur Planung oder Review von Software-Features an, um auf dem neuesten Stand der Entwicklung zu bleiben. Dort bietet sich auch die Gelegenheit, Fragen zu stellen. Die neuen Features werden dokumentiert und nebenbei auch getestet. Die Dokumentation wird dann zielgruppenspezifisch aufbereitet, in das richtige Design gebracht und an die Kunden ausgeliefert.

Berufseinstieg und mein Weg zur G&S IT Group

Für meine Masterarbeit war ich in einem Unternehmen in der Nähe von Osnabrück. Diese habe ich im Bereich Maschinen- und Anlagenbau geschrieben. Es war mir jedoch klar, dass ich nicht in dem Bereich bleiben möchte, weshalb ich mich in Osnabrück weiter umgesehen habe und dann auf die G&S IT Group aufmerksam wurde, die eine spannende Stelle im Bereich Softwaredokumentation angeboten hatte. Ich habe mich auf die Stelle als Technical Writer beworben, die ausgeschrieben war. Nach einem Gespräch vor Ort hatte ich einen guten und sympathischen Eindruck und habe mich deshalb sehr über die Zusage gefreut.

Mein Start bei G&S war sehr spannend, da ich vieles mitgestalten konnte, wie beispielsweise der Aufbau einer Tool-Landschaft für die Dokumentation, das Etablieren von Prozessen und generell die Rolle der Dokumentation im Gesamtprozess der Softwareentwicklung im Unternehmen. Ich konnte mich hier sehr einbringen und den Bereich der Technischen Dokumentation weiter aus- und aufbauen. Nach zwei Jahren leite ich jetzt seit Mai 2022 den Bereich eigenständig.

Das Besondere an der Technischen Dokumentation bei der G&S IT Group bzw. im Softwarebereich ist, dass sie Nutzern der Software möglichst direkt und kurz alle benötigten Informationen liefert, die sie für die individuelle Anwendung benötigen. Die Dokumentation erfolgt dabei entlang des Lebenszyklus der Software, die im agilen Umfeld entwickelt wird.

Die Dokumentation gehört zwar zum Produkt, wird jedoch auch als Service verstanden und kann so den Wünschen der Anwender entsprechen. Gleichzeitig hat die Softwaredokumentation den Vorteil vollständig digital zu sein, da auch das Produkt digital ist.

Entwicklungen und Trends in der Technischen Dokumentation

Neue Trends und aktuelle Entwicklungen im Bereich der Technischen Dokumentation gehen vorwiegend in die Richtung intelligente und dynamische Bereitstellung von Dokumentation, die perfekt auf die Bedürfnisse der jeweiligen Zielgruppe zugeschnitten ist. Dazu gehört etwa das Anreichern von „Informationsschnipseln“ mit Metadaten, um dann genau die Inhalte, die ein Kunde benötigt, dynamisch bereitstellen zu können – diese Informationsschnipsel werden bei einer Abfrage passend zusammengebaut und zur Verfügung gestellt. Ein weiterer spannender Trend geht in die Richtung „User Generated Content“, was bedeutet, dass auch User durch ihr Feedback und Wissen den Content anreichern. Besonders interessant ist für uns als Softwarehersteller zudem der „Docs as Code“ Ansatz, in dem die Dokumentation direkt parallel zum Code geschrieben und auch versioniert wird.

Abschließend kann ich sagen, dass die Arbeit als Technical Writer bei der G&S IT Group sehr abwechslungsreich und vielseitig ist und sich stetig Möglichkeiten bieten, den Bereich der Technischen Dokumentation weiterzuentwickeln.

 

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